Business One™ Firma IVR
Velkomsthilsen og Tast-selv-menu sikrer, at når opkaldet modtages, afspilles en velkomsthilsen, inden det besvares af receptionisten eller stilles ned til en gruppe. Denne hilsen kan udvides med en tast-selv-menu med optil 9 valg, som kan viderestille opkaldet til personer eller grupper og dermed agere automatisk receptionist i første led, så virksomhedens receptionist (eller tilsvarende) bliver aflastet.
Er man flere i en afdeling, der tager imod indkommende opkald, fx i en salgsafdeling, kan disse ligge i samme indringningsgruppe som receptionisten eller en tast-selv-menu kan omstille til. I gruppen ringer opkaldet hos alle samtidig, i fast rækkefølge eller fordelt mellem medlemmerne. Grupper kan fungere som backup for receptionisten, således at opkald, der ikke besvares, omstilles til en backup-gruppe, så kunden er sikker på at få en personlig kontakt.
Kø-svar-systemet giver mulighed for, at opkaldet kan holdes i en kø, hvis jeres hovednummer eller alle i en gruppe er optaget. Når der bliver ledigt igen, ville opkaldet blive stillet ud til den respektive bruger/receptionist. Mens man venter i kø, afspilles ventemusik og evt. besked om, hvad nummer man er i køen, så man holdes beskæftiget og informeret i ventetiden.
Når man ringer til jer uden for jeres åbningstid, modtages man med en Nat-svar besked om, hvornår virksomheden igen er åben. I definerer selv manuskriptet til beskeden, så I kan også henvise til jeres website eller bede kunden lægge en besked, som vil blive sendt til jer pr. e-mail. På denne måde oplever kunden stadig en god service, selvom denne ikke opnår en personlig kontakt. Alternativt kan opkaldet viderestilles til en gruppe eller nattevagt, som kan være en eller flere mobil-/bordtelefoner. Nat-svar kan slås til og fra manuelt eller automatisk efter en tidsprofil.
Endelig indeholder Business One™ Firma IVR en Administrationsmenu til styring af jeres hovednummer. Menuen giver jer mulighed for at ændre jeres talebeskeder (velkomsthilsen, kø-beskeder, natsvar mm.) samt aktivering/deaktivering af midlertidig lukning af jeres hovednummer ved fx stormøde i virksomheden, julefrokost, specielle virksomheds-fridage eller andet, og denne funktion understøttes naturligvis af en specifik midlertidig-lukke-hilsen, så I fortsat kan give kunden en god serviceoplevelse på trods af den ekstraordinære lukning af jeres virksomhed.
