Omkostningseffektiv telefoni på tværs af Europa

Vognmandsforretningen Kim Johansen er en dansk succeshistorie, som i bogstavelig forstand når langt ud over landets grænser. Selv om transporterne i nogen grad er koncentreret omkring Norge, Frankrig og Polen, kører man i stigende grad på resten af det europæiske kontinent. Resultatet har været, at Kim Johansen på få år har fordoblet antallet af lastvogne og chauffører.

– Med 320 biler og næsten 600 chauffører var det begyndt at blive svært at få overblik over økonomien omkring vores telekommunikation, fortæller Allan Flackeberg, Business Controller hos Kim Johansen. Min rolle er at se kommunikation i et forretningsmæssigt strategisk og økonomisk lys, så da jeg samtidig var træt af store, uoverskuelige regninger og høje roamingtakster, undersøgte jeg markedet for alternativer til vores daværende operatør.
Transportfirmaet Kim Johansen har etableret kontorer i bl.a. Estland, Polen, Norge og Frankrig. Ifølge Allan Flackeberg var kommunikationen til og fra disse kontorer ligeledes en udgift, man gerne så nedbragt.

– Cirque og 3pas stillede med en løsning til effektivisering af alle områder af vores telefoni. Begge parter udmærkede sig ved både at være meget lydhøre over for vores behov og i øvrigt skabe grundlag for en solid besparelse, siger Allan Flackeberg.

Mobil kommunikation blev meget enklere
Kim Johansens hidtidige operatør mente også at kunne løse problemet med sms kontra nummerblokering af telefonen. Men da deres løsning bl.a. omfattede, at Kim Johansen skulle binde sig til en konkret mobiltelefon-model, var det uinteressant set i et forretningsorienteret lys.

– Det ville have forudsat, at vi skulle indkøbe den samme model til samtlige chauffører og desuden have et så stort antal liggende på lager, at vi kunne klare os langt ud i fremtiden. Det gav simpelthen ikke mening for os, pointerer Allan Flackeberg.

På dette tidspunkt havde man hos Kim Johansen allerede besluttet, at alle chauffører skulle have sin egen telefon for at gøre det nemmere at komme i kontakt med dem under en transport og ved chaufførskift på den enkelte vogn. Og med Cirque på banen fik man adgang til en enkel løsning, der gav besparelser og desuden omfattede en regningsstruktur, der gav overblik over kommunikationen.

Ny Unified Communications løsning samler trådene effektivt
3pas sørgede for at samle kommunikationen i en Avaya hybrid telefoncentral, der kunne integrere al telefoni til og fra hovedkontoret i Greve syd for København med Cirque som leverandør på fastnet, IP, mobil og internet.

Cirque stillede også med en automatisk ’call-back’-løsning, så mobiltelefoni i udlandet ikke blot blev billigere, hvad angår roaming, men også meget enklere at håndtere for chaufførerne.

Med Cirque som operatør taster chaufføren modtagerens telefonnummer, som man ellers ville gøre det. Men telefonen ringer ikke op. I stedet sender den kontaktdata via GPRS til serveren, der ringer tilbage til chaufføren og sørger for at etablere opkaldet til modtager af opkaldet. Udover at det dermed er blevet meget enklere og hurtigere for chaufførerne at ringe, så indebærer det også en yderligere besparelse i forhold til den tidligere løsning. Desuden har man fået implementeret IP-telefoni på hovedkontoret og er i skrivende stund i færd med at etablere en Avaya hybrid telefoncentral i Polen direkte forbundet via IP til Unified Communications løsningen på hovedkontoret. Siden vil man udvide til de andre europæiske kontorer og dermed opnå yderligere besparelser, overblik og effektivitet.

– Vi sparer en hel del på udlandsopkaldene i dag. Men besparelser er blot den ene side af sagen, pointerer Allan Flackeberg. For vi har desuden langt større effektivitet ved kontakten med vores chauffører. Det kommer i den sidste ende også vores kunder til gode, for i kraft af bedre kommunikation kan vi yde bedre service på alle områder. Og viderestilling, som tidligere var svært, bliver nu styret af call-centeret fra Avaya på en særdeles effektiv måde. Telefoni er desuden blevet integreret med vores kalendersystemer med stor effektivisering til følge. Brugerne oplever, at systemet er nemt at benytte og behøver fx ikke længere at spekulere på viderestilling ved møder o.a. ”Presence” er en vigtig del af vores dagligdag, da det sikrer, at vi altid har overblik over om vores kollegaer er ledige, og ikke ”stresser” receptionen og organisationen med unødige opkald, e-mails osv.

Skaber effektivisering og besparelser
Løsningen på udenlandsk mobiltelefoni giver ifølge Allan Flackeberg en besparelse på mellem 10 og 15 procent. Og nu hvor hovedkontoret i Greve benytter en Avaya-løsning fra 3pas med Cirque som fuldservice operatør, kan de danske medarbejdere benytte deres mobiltelefoner og ægte OneNumber-funktionalitet, som om de var almindelige, trådløse telefoner i et internt netværk – uanset hvor i Danmark de befinder sig (mobile lokalnumre). OneNumber-delen af løsningen giver enorm fleksibilitet, idet medarbejderen kan besvare sit kald på mobilen, bordtelefonen eller IP telefonen derhjemme eller på et Europæisk kontor. Uanset hvilket apparat der ringes fra vises brugerens OneNumber, og der skal ikke benyttes specielle mobiltelefoner eller besværlige applikationer for denne funktion. Derudover sikrer OneNumber, at kaldet forbliver i Avaya-løsningen, således at det kan routes til voicemail, som automatisk via Outlook kalenderen fortæller om personen er i møde, optaget eller ude og rejse, eller omstilles til en kollega eller receptionen.

Næste skridt i processen vil indbefatte implementering af Avaya løsninger og IP-telefoni på kontorerne i Norge, Frankrig og Estland. I den forbindelse forventer Allan Flackeberg en besparelse på over 40 procent.

– Ved transeuropæiske transporter er døgnbemanding af telefonerne vigtigt. Både chauffører og kunder skal kunne komme i kontakt med os når som helst, fortæller Allan Flackeberg. Foruden den besparelse, der ligger i at kunne benytte IP-telefoni mellem vores kontorer, forventer vi også at kunne effektivisere gennem enklere viderestilling og reduceret bemanding af vores kontorer. For det er måske ikke nødvendigt med så mange folk på kontoret i fx Polen om natten, hvis telefonsamtalerne hurtigt og billigt kan stilles videre til et andet kontor. Fremtiden vil vise, hvordan vi vælger at udnytte de mange fordele ved løsningen fra Cirque og 3pas. Men det vil uden tvivl gøre os endnu mere konkurrencedygtige både på kort og lang sigt.

Hos Kim Johansen vil man desuden på sigt kigge nærmere på videokonference og efterhånden etablere en form for Unified Communications, hvor også e-mails er integreret med telefonsystemerne. Kim Johansen har i øvrigt en del lejligheder, som chaufførerne kan overnatte i rundt omkring i Europa. Måske vil IP-telefonien også komme til at omfatte disse, men det er for tidligt at sige noget konkret om dette endnu.

Oplevelse af stærkere, fælles identitet
– Hen ad vejen er vi blevet opmærksomme på endnu en fordel, understreger Allan Flackeberg. Den effektive telefoniløsning fra 3pas og Cirque har skabt samling om organisationen og gjort det nemmere at opleve en fælles europæisk identitet.

Rent faktisk mener Allan Flackeberg, at løsningen med IP-telefoni mellem de europæiske kontorer vil kunne betyde en række praktiske og følelsesmæssige fordele for chaufførerne. Eksempelvis er mange polakker kede af at være så længe væk hjemmefra, men med en integreret telefonløsning på det polske kontor, vil det være lettere at lade dem bo derhjemme og samtidig have sikkerhed for hurtig og effektiv kontakt.

– Vi er en europæisk orienteret transportvirksomhed, som nok har følt krisen, men har kunnet håndtere den, så vi fortsat har succes og fremgang på markedet. I den forbindelse ser vi kommunikationsbehovet stige. Og netop her er vores kommunikationsløsning med til at sikre, at udgifterne ikke stiger med samme hastighed, slutter Allan Flackeberg.

Om Kim Johansen
Transportvirksomheden Kim Johansen blev grundlagt i 1980, da mekaniker og chauffør Kim Johansen købte en mindre vognmandsvirksomhed i Valby.
Især siden midten af 90’erne er virksomhedens udvikling gået stærkt, og Kim Johansen har i dag næsten 700 ansatte og en flåde på mere end 320 enheder. Kim Johansen leverer professionelle transportløsninger for en række store logistikvirksomheder såsom DHL, Schenker, DSV og luftfragtoperatører som SAS Cargo og Air France.

Undervejs har denne udvikling også medført etablering af et netværk af chaufførhubs (lejligheder) over hele Europa. Ved hovedkontoret i Greve uden for København har man desuden etableret et chaufførhotel med plads til 100 hvilende chauffører. Sammen med hotellet har man ligeledes et omfattende værksted med allernyeste teknologi og eget dækcenter.

Kim Johansen har i dag etableret datterselskaber i Norge, Frankrig, Estland og Polen.